Test zur Prüfungsvorbereitung im Projektmanagement

B – Projektstrukturplan

Ein Projektplan ist ein zentrales Dokument, das alle wichtigen Elemente eines Projekts – wie Ziele, Aufgaben, Termine, Ressourcen und Verantwortlichkeiten – strukturiert darstellt. Er dient als Fahrplan für die Projektumsetzung und ermöglicht die Kontrolle von Fortschritt, Zeit und Kosten. Durch den Projektplan wird sichergestellt, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis über den Projektablauf und die Ziele haben.

Der Projektstatusbericht und der Risikomanagementplan sind beide Teile des Projektplans. Ebenso der Projektauftrag. Letzterer beinhaltet Informationen zur Projektabwicklung und wird mit Anhängen ergänzt.

Der Projektstrukturplan ist der Plan der Pläne. Er wird auch als Masterplan bezeichnet. Er beinhaltet Informationen aus verschiedenen Detailplänen und dient primär der Projektabwicklung.

A - PERT

Bei der PERT-Methode (Program Evaluation and Review Technique) handelt es sich um ein Verfahren zur Analyse und Planung von Projekten. Dabei wird der zeitliche Ablauf komplexer Aufgaben grafisch dargestellt. Sie basiert auf der Schätzung von drei Zeitwerten – optimistisch, realistisch und pessimistisch –, um die voraussichtliche Projektdauer zu berechnen. Das Ziel besteht darin, Unsicherheiten in der Terminplanung zu berücksichtigen und den kritischen Pfad zu ermitteln, der die Gesamtprojektdauer bestimmt. Im Netzplan wird die Dauer eines Pfads ermittelt, indem die Dauer der einzelnen Vorgänge addiert wird. Der längste Pfad entspricht der Dauer des gesamten Projekts.

A - Der längste Pfad durch das Projekt, der die kürzeste Projektzeit bestimmt

Der kritische Pfad bezeichnet die längste Abfolge von Vorgängen in einem Projekt und bestimmt somit den kürzestmöglichen Projektzeitraum.

Jede Verzögerung eines Vorgangs auf diesem Pfad führt somit direkt zu einer Verzögerung des gesamten Projekts.

Da Vorgänge auf dem kritischen Pfad keine zeitlichen Puffer haben, müssen sie besonders eng überwacht und gesteuert werden.

A - Eine Person oder Gruppe, die ein Interesse am Projekt hat

Als Stakeholder werden Personen oder Organisationen bezeichnet, die ein Interesse am Verlauf oder Ergebnis eines Projekts haben. Dazu gehören alle, die vom Projekt betroffen sind oder dessen Erfolg beeinflussen können, wie beispielsweise Kunden, Auftraggeber, Teammitglieder oder Behörden. Ein gezieltes Stakeholder-Management hilft dabei, Erwartungen zu verstehen, Konflikte zu vermeiden und die Projektziele besser zu erreichen.

Auch externe Berater, Mitglieder des Projektteams und Lieferanten zählen zu den Stakeholdern. Antwort A deckt die Frage am besten ab.

A – Brainstorming

Bei der Risikoidentifikation sollten alle Risiken erfasst werden, die das Projekt beeinflussen können. Um Vollständigkeit zu erreichen, wird eine laterale Kreativitätstechnik eingesetzt. Brainstorming wirkt in die Breite (lateral) und nicht in die Tiefe (analytisch).

PERT ist eine Methode zur Ermittlung der Dauer von Vorgängen und schliesslich zur Ermittlung der Projektdauer. Ein Gantt-Diagramm ist eine Darstellungsform, bei der die Vorgänge in Form von Balken auf einer Zeitachse dargestellt werden.

Die Earned-Value-Methode (EVM) ist ein Verfahren im Projektmanagement, mit dem sich Projektfortschritt, Kosten und Leistung objektiv messen lassen. Es vergleicht den geplanten Wert (Plan Value), den tatsächlich geleisteten Wert (Earned Value) und die tatsächlichen Kosten (Actual Cost), um Abweichungen frühzeitig zu erkennen. So kann beurteilt werden, ob ein Projekt im Zeit- und Kostenrahmen liegt und wie effizient die bisherige Arbeit war.

C - Eine Methode zur Leistungsmessung im Projektmanagement

Die Earned-Value-Methode (EVM) ist ein Verfahren im Projektmanagement, mit dem sich Projektfortschritt, Kosten und Leistung objektiv messen lassen. Es vergleicht den geplanten Wert (Plan Value), den tatsächlich geleisteten Wert (Earned Value) und die tatsächlichen Kosten (Actual Cost), um Abweichungen frühzeitig zu erkennen. So kann beurteilt werden, ob ein Projekt im Zeit- und Kostenrahmen liegt und wie effizient die bisherige Arbeit war.

D - Ein wichtiger Punkt oder Ereignis im Projekt

Ein Meilenstein markiert einen wichtigen Zwischenpunkt im Projekt und kennzeichnet den Abschluss einer zentralen Phase oder eines bedeutenden Ergebnisses. Er dient dazu, den Projektfortschritt zu überprüfen und Entscheidungen über den weiteren Verlauf zu treffen. Meilensteine helfen dabei, Zeitpläne zu steuern, Risiken frühzeitig zu erkennen und die Zielerreichung transparent zu gestalten. Ein Meilenstein bezieht sich auf ein Ereignis und hat eine Dauer von Null.

B - Eine temporäre Organisation zur Erstellung eines einmaligen Ergebnisses

Ein Projekt im Sinne der IPMA ist ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben, das darauf abzielt, ein klar definiertes Ziel oder Ergebnis zu erreichen. Es wird durch begrenzte Ressourcen, ein festgelegtes Budget und spezifische Anforderungen charakterisiert. Im Vergleich zu Routineaufgaben zeichnen sich Projekte durch ihre Einzigartigkeit, Komplexität und die Notwendigkeit eines strukturierten Managements aus.

C - Er beschreibt alle Phasen von der Initialisierung bis zum Abschluss

Der Projektlebenszyklus beschreibt die aufeinanderfolgenden Phasen, die ein Projekt von der Initialisierung bis zum Abschluss durchläuft. Er strukturiert die Arbeit, indem er die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Meilensteine jeder Phase festlegt. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt systematisch geplant, gesteuert und erfolgreich abgeschlossen wird.

C - Die effiziente und effektive Erreichung der Projektziele

Das Hauptziel des Projektmanagements besteht darin, Projekte effizient und erfolgreich zum geplanten Ziel zu führen. Dabei sollen Zeit, Kosten, Qualität und Ressourcen optimal gesteuert sowie Risiken minimiert werden. Gleichzeitig sorgt das Projektmanagement dafür, dass die Erwartungen der Stakeholder erfüllt werden und die Projektziele nachhaltig erreicht sind.

C - Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen einzuleiten

Das Hauptziel des Projektcontrollings besteht darin, den Projektfortschritt kontinuierlich zu überwachen und sicherzustellen, dass Zeitpläne, Kosten und Ressourcen im geplanten Rahmen bleiben. Es dient dazu, Abweichungen frühzeitig zu erkennen, Risiken zu minimieren und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Dadurch trägt das Projektcontrolling zur erfolgreichen Zielerreichung des Projekts und zur effizienten Mittelverwendung bei.

B - Risikovermeidung

Die Risikovermeidung ist eine Strategie des Risikomanagements. Die Antworten A und C beschreiben Prozessschritte des Risikomanagements innerhalb der Risikoanalyse.

B - Interessengruppen und ihre Erwartungen zu identifizieren und zu bewerten

Der Hauptzweck einer Stakeholderanalyse besteht darin, alle Personen, Gruppen oder Organisationen zu ermitteln, die von einem Projekt betroffen sind oder darauf Einfluss nehmen können. Mithilfe der Analyse werden deren Interessen, Erwartungen und Einflussmöglichkeiten bewertet, um potenzielle Risiken und Chancen frühzeitig zu erkennen. Auf dieser Grundlage kann der Projektmanager dann gezielte Kommunikations- und Managementstrategien entwickeln, um die Unterstützung zu sichern und Konflikte zu minimieren.

D - Die Fähigkeit, das eigene Verhalten und die Wirkung auf andere zu hinterfragen

Selbstreflexion bezeichnet den Prozess, bei dem man bewusst über die eigenen Gedanken, Gefühle und Handlungen nachdenkt, um sich selbst besser zu verstehen. Sie hilft dabei, Stärken und Schwächen zu erkennen, Entscheidungen zu hinterfragen und das eigene Verhalten zu verbessern. Durch regelmässige Selbstreflexion kann man seine persönliche Entwicklung fördern und bewusstere, reflektierte Entscheidungen treffen.

C - Anerkennung und Einbindung der Mitarbeitenden in Entscheidungen

Die Antworten A und B demotivieren die Teammitglieder eher. Motivieren kann hingegen Feedback. Antwort C passt am besten.

B - Aktives Zuhören und Empathie

Antwort A verschärft den Konflikt, da man nicht von seiner Position nachgibt. Das Ignorieren des Problems schiebt den Konflikt nur auf, sodass er später mit umso grösserer Wucht auftritt. Das Problem zu eskalieren bedeutet, es nicht zu lösen, sondern an eine höhere Instanz weiterzureichen.

B - Er dient zur hierarchischen Gliederung des Projektinhalts

Die Strukturierung reduziert die Komplexität der Projektabwicklung. Das Projekt wirkt dadurch nicht mehr wie ein grosses, unüberwindbares Hindernis, sondern wird in kleinere, abwickelbare Einheiten gegliedert.

C - Die Bewertung, ob der erwartete Nutzen die Kosten rechtfertigt

Mithilfe einer Kosten-Nutzen-Analyse kann die wirtschaftliche Effizienz eines Projekts oder einer Entscheidung beurteilt werden. Dazu werden alle erwarteten Kosten dem möglichen Nutzen gegenübergestellt. Sie unterstützt rationale Entscheidungsfindungen, indem sie aufzeigt, ob der Nutzen die Kosten übersteigt und welche Alternativen am vorteilhaftesten sind. Dadurch können Ressourcen gezielt eingesetzt und finanzielle Risiken minimiert werden.

B - Der Prozess zur Bewertung und Genehmigung von Änderungen im Projekt

Die Change Control (Änderungssteuerung) ist ein strukturierter Prozess, mit dem Änderungen an einem Projekt, Produkt oder System systematisch erfasst, bewertet und genehmigt werden. Das Ziel besteht darin, unerwünschte Auswirkungen zu vermeiden, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass nur kontrollierte Änderungen umgesetzt werden. So bleiben Qualität, Stabilität und Zielerreichung des Projekts oder Produkts gewährleistet. Change Control trägt ausserdem dazu bei, eine Erweiterung des Leistungsumfangs (Scope Creeping) zu vermeiden.

D - Sie dienen der Analyse von Fehlern und Erfolgen zur Verbesserung zukünftiger Projekte

Lessons Learned in einem Projekt bedeutet, dass Erfahrungen und Erkenntnisse systematisch gesammelt werden, um sowohl Erfolge als auch Probleme zu dokumentieren. Das Ziel besteht darin, daraus Schlüsse zu ziehen, die zukünftige Projekte effizienter, sicherer und erfolgreicher machen. Es handelt sich also um einen Lernprozess, durch den Wissen für das Unternehmen und die Projektbeteiligten bewahrt und weitergegeben wird.

Lessons Learned werden während des gesamten Projektlebenszyklus gesammelt und betreffen vor allem Themen der Projektabwicklung. Sie können für alle Stakeholder relevant sein.

B - Die Ressourcenzuweisung und Priorisierung mehrerer Projekte zu optimieren

Das Hauptziel des Projektportfoliomanagements besteht darin, alle Projekte eines Unternehmens strategisch auszurichten und die verfügbaren Ressourcen optimal zu nutzen. Es stellt sicher, dass nur diejenigen Projekte durchgeführt werden, die den größten Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten. Zudem unterstützt es bei der Steuerung von Risiken, der Setzung von Prioritäten und der Erhöhung der Transparenz über den Fortschritt des gesamten Portfolios.

B - Es dient der Bündelung zusammenhängender Projekte zur Erreichung eines übergeordneten Ziels

Beim Programmmanagement werden mehrere miteinander zusammenhängende Projekte koordiniert gesteuert, um strategische Unternehmensziele effizient zu erreichen. Es sorgt dafür, dass Ressourcen, Zeitpläne und Abhängigkeiten zwischen den Projekten optimal aufeinander abgestimmt werden. Der Fokus liegt dabei auf dem Nutzen für das Unternehmen und nicht nur auf der erfolgreichen Umsetzung einzelner Projekte.

D - Soziale, ökologische und ökonomische Aspekte werden berücksichtigt

Nachhaltigkeit in einem Projekt bedeutet, dass dessen Ergebnisse langfristig wirksam und ressourcenschonend sind. Es werden ökologische, soziale und wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt, sodass das Projekt keinen Schaden für Umwelt oder Gesellschaft verursacht. Das Ziel besteht darin, Werte zu schaffen, die über die Projektlaufzeit hinaus Bestand haben.

B - Sie stellt Regeln, Richtlinien und Entscheidungswege sicher

Eine Governance-Struktur im Projektumfeld legt fest, wie Entscheidungen getroffen, Verantwortlichkeiten verteilt und Abläufe überwacht werden. Sie sorgt für Transparenz, Steuerung und Rechenschaftspflicht innerhalb des Projekts. Das Ziel besteht darin, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass das Projekt seine Ziele effizient und regelkonform erreicht.

D - Sie legt fest, wie das Projekt zur Erreichung übergeordneter Unternehmensziele beiträgt

Die strategische Ausrichtung eines Projekts beschreibt, wie dieses die übergeordneten Ziele und Prioritäten der Organisation unterstützt. Sie legt fest, welche Ziele erreicht werden sollen, welche Ressourcen dafür eingesetzt werden und welche Risiken akzeptabel sind. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt nicht isoliert arbeitet, sondern einen klaren Beitrag zur langfristigen Unternehmensstrategie leistet.